Automatize processos e melhore a comunicação entre setores

A comunicação entre setores dentro da sua Organização vai melhorar com o Nxrocket, com ele você também evita que tarefas demorem mais do que deveriam para serem realizadas. Neste post vou te explicar como é possível que você automatize os processos da sua empresa melhorando o fluxo de trabalho e a comunicação interna.

Distribuir tarefas aos colaboradores e setores nem sempre é uma tarefa fácil, da mesma forma que entregar uma tarefa a outro setor. Posto que, esta comunicação pode sofrer interferência, erros e esquecimentos podem acontecer e comprometer um projeto.

De fato, com as responsabilidades, tarefas e exigências do dia a dia, eventualmente esquecemos algo ou deixamos passar batido, afinal não somos perfeitos. Mas, é possível evitar esses transtorno com a ferramenta certa, esta possibilita que você automatize seus processos.

Conceitos

Antes de mais nada é necessário entender o que cada termo utilizado significa e ao que se refere.

Card: Cartão onde você registra todas as informações necessárias, este pode ser referente a uma tarefa, cliente, requisição, de acordo com sua necessidade.

Fase: Divisão que você pode alocar os cards, esta se refere uma etapa do processo, a um responsável ou setor. Na fase você pode definir as regras.

Regras: Configurações definidas na fase para que quando um card entra, sai ou excede o prazo estipulado na etapa, ele realiza uma ação que pode ser tanto enviar um e-mail, adicionar uma tag ou até comunicar o card com outra fase ou fluxo.

Fluxo: Onde as fases ficam localizadas. Este dividimos de acordo com a necessidade: por responsável, setor, etapa ou função.

Estes são alguns termos utilizados no NxRocket, veja como a comunicação entre setores e colaboradores é realizada de forma automática.

Automatize os processos e melhore a comunicação interna

Para automatizar processos, o Nxrocket te oferece diversas funções e uma delas é a automatização na comunicação de tarefas entre setores, o que torna o processo assertivo e muito prático.

Você cria a regra uma vez e ao alocar o card para a fase que tenha esta regra, ele ficará disponível também no fluxo do setor correspondente a próxima etapa do processo.

Movimentação de card para uma fase que o comunica com uma fase de outro setor, automatize processos desta forma.
Neste exemplo a automatização foi feita para quando o card entrar na fase Ganho, o mesmo vá para a fase Pesquisa do fluxo de Planejamento.

Para definir a regra é necessário abrir a tela de edição da fase e no final da página selecionar as opções correspondentes, da mesma forma que o exemplo abaixo.

Exemplo de como criar regras para automatizar processos: Clicar nos três pontinhos doa fase, rolar até o final da página e definir a regra de acordo com a necessidade, as opções ficam disponíveis para que sejam selecionadas
Aqui você vê como são definidas as regras em uma fase, neste exemplo a regra fará com que o card que entrar na fase Orçamento vá para a fase Brainstorming do fluxo de Planejamento.

Prazos

Ah, os prazos! Por vezes geram conflito e estresse, mas o Nxrocket vai te ajudar a manter as tarefas em dia. No primeiro GIF o card tem o prazo de 6 minutos, quando o tempo for excedido o card ficará destacado da seguinte forma:

Crad com aviso de atraso por exceder prazo definido nele.

O relógio que indica o prazo fica na cor vermelha, pois o mesmo foi estipulado no próprio card.

Card destacado em vermelho por ter excedido prazo definido para sua permanência na fase.

Quando o prazo é definido na própria fase e o card que excede o prazo de permanência, fica destacado em vermelho e no topo da fase é criado uma contagem desses cards.

No post Atribua prazos a suas tarefas você pode entender mais detalhadamente como a função de prazos funciona e como definir estes prazos no software.

Automatizar seus processos com o Nxrocket é assim fácil e vai muito além. Você pode personalizar fluxos e fases utilizando estas e inúmeras outras funções, aqui você define seus processos da melhor forma para a sua Organização.
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