Processos de Construtoras

Gerenciar os processos da sua construtora vai ser ainda mais eficaz utilizando um workflow. Veja te mostrar um exemplo prático de como sua gestão pode ser mais fácil e como a comunicação entre setores pode ser mais assertiva, o que torna os processos ainda mais rápidos.

Na tela inicial foi criada a divisão por setores, essa separação é feita a partir de times, que podem ser criados de acordo com as necessidades da empresa.

Dentro de cada setor/time, foram criados os fluxos de trabalho. Os fluxos guardam os processos com as etapas divididas, que chamamos de fases, e dentro das fases criamos as tarefas, que chamamos de cards.

Como você pode ver abaixo, os times criados são referentes aos setores: Comercial, Financeiro, Obras, Projetos e Licitações. Este ultimo não seria exclusivamente um setor, porém foi criado um time para ele por ser mais coerente com os processos desta construtora. Essas divisões podem ser adaptadas da forma mais adequada para cada empresa.

Pode-se criar e dividir os fluxos de diversas formas, como por exemplo um fluxo para cada divisão do setor, um fluxo para cada colaborador e suas funções e como nos processos abaixo, divididos para que as etapas possam ser executadas de forma simples.

Iniciando pelo time Comercial, foram criados dois fluxos que se referem a primeira etapa do atendimento e a segunda etapa. Essa divisão é definida pela elaboração de um projeto piloto, que não é definitivo para execução da obra, mas leva ao prospect uma amostra visual.

No fluxo Primeira Etapa, existem as fases: Prospects, Apresentação, Elaboração do Projeto e Perdido. Os potenciais clientes são cadastrados na fase Prospects.

Ao prosseguir o atendimento o card é movido para a fase Apresentação, que se refere a uma conversa sobre os aspectos gerais da construção. Caso o atendimento não prossiga, o card é movido para a fase Perdido.

Quando o card é movido para a etapa Elaboração do Projeto e, como esta função pertence a outro time, o card será comunicado para o responsável. O card estará disponível na fase Briefing do fluxo Projeto 01.

Esse fluxo pertence ao time Projeto, divido em Projeto 01, referente a esta etapa, ou seja, a criação de um projeto não definitivo e Projeto final que se referente a execução do projeto definitivo.

O GIF acima mostra que a fase Elaboração do Projeto comunica, os cards que nela entram, com a fase Briefing do fluxo Projeto 01.

Na fase Briefing alguns campos para registrar as informações são disponibilizados e os campos anteriores permanecem no card.

Com as informações do briefing registradas, o card pode passar para a etapa de elaboração do projeto, nesta fase fica disponível os campos para anexar o arquivo do projeto – utilizado para adaptações no projeto definitivo – e o PDF para apresentar ao cliente.

Ao mover este card para a fase Financeiro, o mesmo é comunicado para o fluxo de orçamento. O campo para inserir o valor fica disponível ao mover para a fase Proposta, esta comunica o card para a próxima etapa do comercial.

Como você pode ver todos os campos criados anteriormente permanecem no card, é possível ocultar os campos de uma fase se desejar.

Na segunda etapa do comercial é conversado com o cliente sobre o projeto e o orçamento, se o cliente faz uma contraproposta por exemplo, o card entra na fase de negociação que retorna o mesmo para o setor financeiro.

Quando o financeiro avalia novos valores, passa o card para a fase Contraproposta assim o mesmo retorna para o setor comercial – uma tag indica que o mesmo retornou. O comercial informa os valores ao cliente e envia esse card para o financeiro, informando se o valor foi fechado ou repetindo o processo de negociação.

Com o valor confirmado, o financeiro registra as informações, o card retorna novamente para a segunda etapa do comercial, onde entra na fase Confirmação Financeiro. Novamente é conversado com o cliente, que fecha ou não o acordo.

Quando o card entra na ultima fase do comercial, ele é sincronizado com a fase de elaboração do contrato. Quando o contrato é finalizado o card entra na fase de finalização do projeto.

Em nosso fluxo de exemplo, após anexar o contrato, o card é copiado e enviado para para o setor de projetos. Neste caso, fazer a cópia do card é importante para que todos os dados anteriores estejam acompanhando para as especificações do projeto final e a execução da obra.

A assinatura dentro do card é mais uma função que pode ser personalizada, assim não é necessário a utilização de papéis.

Com o card já no fluxo Projeto Final, é possível que sejam feitas todas as alterações do projeto e o mesmo ser anexado finalizado para a provação do cliente e execução no mesmo card.

Por fuim o card entra no time obras, onde primeiro passará pelo fluxo Inicio e posteriormente entrará no fluxo Visitas.

Em Inicio, o card começa o processo na fase Inicial, onde os projetos entram na fila para execução. quando é começado, a lista de materiais é registrada neste card. Com tudo pronto o card entra no fluxo de visitas movendo-o para a fase Iniciar Obra.

E para finalizar, o fluxo de visitas possui algumas fases para que cada visita a obra possa ser detalhada e registrada.

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