Como anda seu fluxo de chamados?

Você consegue nos dizer exatamente com o que seus colaboradores estão trabalhando neste momento? E a quanto tempo eles estão com esse trabalho? Ou como vai o andamento? É para você ter essas respostas na palma da mão que existe o Nxrocket!

É fato que uma empresa bem estruturada e com boa comunicação entre seus setores e funcionários tem grandes chances de expandir e crescer cada vez mais. Porém como planejar meus processos, ter um relatório falando com o que meus colaboradores estão trabalhando e ainda conseguir transmitir funções de uma forma rápida e prática?

Com o Nxrocket você consegue! Nesse post ensinaremos como fazer um fluxo para organizar e delegar tarefas de forma bem simples, além de mostrar algumas regras e funções disponíveis no software.

Nosso fluxo de chamados é bem simples, terá a fase para abertura de chamados, um fase para cada colaborador envolvido e por fim um para avisar ao cliente e outro denominado “Concluído”.

Criando as regras do fluxo

Uma regra é uma função que será feita caso X ação ocorra, vou dar um exemplo de duas regras bem simples, veja a seguir:

A primeira é para sempre que uma tarefa for designada para o colaborador “Matheus”, ele deverá receber um email informando sobre tal ação. Como fazer isso? Ao criar a fase com o nome Matheus, você poderá acessar através dos 3 pontinhos, o “menu” da fase, lá você deve clicar em “Editar fase”, e siga os passos do GIF a seguir: 😀

Basta salvar que a regra já estará ativa.

Clique em salvar regra e… pronto! Sempre que sempre que essa fase receber um novo card, Matheus receberá um email informativo.

Simples, não é?

A segunda regra é um pouco mais complexa no inicio mas muito útil, ela sincroniza o card com outro fluxo, vamos exemplificar: A fase do colaborador “Pedro” possui 10 tarefas, muitas, não? Então ele precisa de um modo para organizar o quê já esta sendo desenvolvido, o que está em espera e o que foi concluído, correto? Para isso, o Pedro também possui um fluxo! Veja :

Fluxo do Pedro

Mas como o Pedro vai saber como vai poder organizar suas tarefas e projetos sem ter que criar card por card em sua fase?

É bem simples, veja no gif a seguir:

Adicionando a regra na fase “Pedro” do fluxo “chamados”

A regra é “Sincronizar com o fluxo”, ou seja, sempre que um novo card/tarefa for designada para o Pedro, será adicionada também na primeira fase do fluxo onde ele organiza os projetos (É possível escolher também em qual fase o card deve ser sincronizado, basta selecionar a regra ” Sincronizar com a fase”) .

Feito isso, o Pedro poderá ver e o organizar o que deve ser feito diretamente de seu fluxo, sem a necessidade de ter que entrar no fluxo geral de chamados e anotar um por um.

Após o Pedro finalizar um chamado, ele terá dentro de seu fluxo duas fases, uma para avisar ao cliente, e outra para definir como concluído. E ai é só adicionar as mesmas regras de sincronização com suas respectivas fases do fluxo de chamados geral.

Obs: Caso o card já exista dentro de um fluxo para qual está sendo sincronizado, ele será apenas movido para a fase desejada, ou seja, não será duplicado.

Utilizando o fluxo

Para utilizar o fluxo é bem simples, você apenas deve enviar os cards para as respectivas fases de seus colaboradores, e eles serão notificados, de uma forma totalmente automatizada, e após a tarefa ser concluída basta que ele envie para a fase “Avisar ao cliente” e, utilizando da mesma regra, pode colocar o suporte para receber um email informando sobre o card que entrou na fase “Avisar ao cliente”, para uma resposta mais rápida e eficiente!

Essa é só uma das funções do Nxrocket! Se interessou? Entre em contato!

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