Sua empresa certamente possui um fluxo de trabalho, mas faz quanto tempo desde que ele foi atualizado? As empresas devem sempre estar buscando melhorar seus processos, evitando os famosos gargalos de produção e buscando a redução de custo da produção, correto?
Tiveram origem na indústria da manufatura no século passado e agora os fluxos são usados nos mais variados setores, inclusive na área de marketing, RH entre outros. Foi comprovado que os fluxos ajudam também a criar uma união maior dentro das diferentes áreas da empresa e são mais fáceis do que nunca para criar.
Uma coisa é certa, sua empresa comete menos erros só de possuir um fluxo de trabalho, mas como fazer para otimizar esse fluxo?
Vamos desenhar um diagrama, primeiro defina qual será o foco desse diagrama, será para os clientes ou para sua empresa? Você quer demonstrar o processo atual ou deseja montar o “Como será”?
Após decidir isso, faça um rascunho com o seu processo atual, como se fosse uma visão geral que informa apenas a parte de cima das etapas mais abrangentes e que se repetem com maior frequência dentro da organização.
Com o esboço do seu processo pronto, busque detalhes, essa é a fase de coleta de dados e opiniões das pessoas envolvidas em cada processo. Durante essa fase, pergunte aos seus colaboradores:
- Qual é o inicio do processo?
- Quais atividades estão envolvidas em cada passo e quem atua nelas?
- As atividades podem variar? O que causa a variação?
- Quais são as decisões que são tomadas e em cima de quais pontos?
Lembre-se de perguntar isso para cada colaborador em cada fase do processo, pode parecer trabalhoso mas pode acreditar que vale a pena.
- Categorize os processos de formas simples, como por exemplo “vital” ou “bom, não necessário”. Organize assim o fluxo pela descrição das tarefas e garanta que estejam alinhadas com o processo correto
- Identifique os processos que causam atrasos e procure meios de reduzir caso seja um processo essencial ou eliminar caso não.
O primeiro passo já está feito, mas como implementar esse workflow , reduzir o tempo de produção e otimizar a comunicação entre todos os setores e fases dos processos de sua empresa?
Entre em contato com a gente, vamos conversar sobre nosso software de gestão de fluxo de trabalho e criar seu fluxo da forma mais otimizada possível!
Acesse nosso site e saiba mais sobre nosso gestor de worflow!